Lưu trữ
Lưu trữ bao gồm tất cả các tệp mà tổ chức của bạn giữ trong dAio: tài liệu chứng minh, báo cáo phát thải, logo, tệp đính kèm và bản xuất. Mỗi gói bao gồm một dung lượng lưu trữ lâu dài và an toàn; quản lý tốt dung lượng này đảm bảo tính liên tục của các lần nhập và khả năng truy xuất nguồn gốc dữ liệu môi trường của bạn.
Bạn theo dõi mức sử dụng theo thời gian thực tại Cài đặt > Sử dụng và hạn mức > Lưu trữ, nơi thanh tiến trình hiển thị dung lượng đã dùng so với hạn mức của bạn.
Mẹo: hãy theo dõi dung lượng lưu trữ giống như các hạn mức khác. Không gian đầy sẽ chặn các lần nhập mới — hãy chủ động thay vì chịu gián đoạn vào thời điểm tệ nhất.
Những gì chiếm dụng dung lượng lưu trữ
Mọi tệp gắn với tổ chức của bạn đều được tính vào hạn mức:
| Loại tệp | Nguồn |
|---|---|
| Tài liệu chứng minh | Bảng thông số kỹ thuật, hóa đơn, tệp PDF nhập trong Phát thải |
| Báo cáo phát thải | Báo cáo PDF đã tạo và xuất |
| Logo của tổ chức | Hình ảnh hiển thị trong báo cáo và cổng thông tin |
| Tệp đính kèm | Tệp được thêm vào phiếu hỗ trợ |
| Bản xuất dữ liệu | Tệp lưu trữ JSON hoặc CSV được tạo theo yêu cầu |
Hạn mức được chia sẻ ở cấp độ tổ chức: tất cả các chỗ ngồi đều dùng chung một dung lượng.
Hạn mức theo gói
Dung lượng kèm theo phụ thuộc vào gói đăng ký của bạn:
| Gói | Dung lượng kèm theo |
|---|---|
| Solo | 2 GB |
| Team | 10 GB |
| Enterprise | 50 GB |
Cần thêm dung lượng? Nâng cấp lên gói cao hơn hoặc liên hệ với chúng tôi để có ưu đãi Enterprise theo nhu cầu.
Theo dõi mức sử dụng
- Mở Cài đặt.
- Cuộn xuống mục Sử dụng và hạn mức.
- Tìm dòng Lưu trữ: thanh hiển thị dung lượng đã dùng và tổng hạn mức (ví dụ
3,2 GB / 10 GB).
Thanh đổi màu theo mức độ đầy: xanh lá khi sử dụng bình thường, cam khi sắp đạt giới hạn, đỏ khi dung lượng gần đầy.
Mẹo: thường xuyên xuất các báo cáo quan trọng về máy cục bộ. Bạn giữ một bản sao tham chiếu đồng thời giảm tải cho dung lượng lưu trữ trực tuyến.
Cảnh báo tự động
dAio cảnh báo bạn trước khi tình trạng đầy trở nên cản trở:
| Ngưỡng | Hành vi |
|---|---|
| 80 % | Thông báo cảnh báo |
| 95 % | Thông báo khẩn cấp kèm đề xuất nâng cấp |
| 100 % | Chặn nhập, hạn chế các chức năng thêm |
Giải phóng dung lượng
Khi bạn gần đạt hạn mức, một số cách giúp lấy lại dung lượng:
- Xóa các tài liệu đã lỗi thời trong Phát thải > Tài liệu.
- Xóa các báo cáo cũ ở dạng bản nháp hoặc không còn hữu ích.
- Lưu trữ cục bộ các tệp dung lượng lớn trước khi xóa khỏi dAio.
- Dọn dẹp tệp đính kèm của các phiếu hỗ trợ đã đóng.
Lưu ý: việc xóa một tệp là vĩnh viễn. Hãy đảm bảo bạn có bản sao cục bộ trước khi xóa tệp mà bạn cần giữ để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý.
Thay đổi gói và lưu giữ
Trong trường hợp hạ cấp xuống hạn mức thấp hơn:
- Không có tệp hiện có nào bị xóa tự động.
- Nếu mức sử dụng của bạn vượt quá hạn mức mới, các lần nhập mới sẽ bị chặn cho đến khi bạn quay về dưới giới hạn.
- Giải phóng dung lượng thủ công để khôi phục khả năng nhập.
Trong trường hợp hủy đăng ký:
- Các tệp của bạn được giữ trong 30 ngày sau khi kết thúc đăng ký.
- Quá thời hạn này, toàn bộ dữ liệu sẽ bị xóa vĩnh viễn.
Lưu ý: hãy xuất dữ liệu và báo cáo của bạn trước khi hủy. Sử dụng tính năng xuất GDPR từ Cài đặt > Dữ liệu và tài khoản để lấy một bản lưu trữ đầy đủ.
Thực hành tốt
- Chủ động trước tình trạng đầy: đừng để dung lượng lưu trữ vượt quá 80 % trong thời gian dài, nếu không các lần nhập sẽ bị chặn.
- Đặt tên tài liệu rõ ràng trước khi nhập để dễ tìm và sắp xếp.
- Lưu trữ cục bộ các báo cáo đã được xác thực và tài liệu chứng minh cũ mà bạn không còn cần tra cứu trực tuyến.
- Dọn dẹp thường xuyên: xóa bản nháp, bản xuất hết hạn và tệp đính kèm không cần thiết.
- Giữ một bản sao tham chiếu của mọi tài liệu cần thiết cho nghĩa vụ pháp lý của bạn trước khi xóa.
Mẹo: kết hợp việc quản lý lưu trữ với việc theo dõi phát thải và gói đăng ký của bạn để giữ tổ chức rõ ràng và tuân thủ.