Αποθήκευση
Η αποθήκευση συγκεντρώνει όλα τα αρχεία που διατηρεί ο οργανισμός σας στο dAio: δικαιολογητικά έγγραφα, αναφορές εκπομπών, λογότυπο, συνημμένα και εξαγωγές. Κάθε πρόγραμμα περιλαμβάνει έναν όγκο μόνιμης και ασφαλούς αποθήκευσης· η σωστή διαχείρισή του εγγυάται τη συνέχεια των εισαγωγών σας και την ιχνηλασιμότητα των περιβαλλοντικών σας δεδομένων.
Παρακολουθείτε την κατανάλωσή σας σε πραγματικό χρόνο από τις Ρυθμίσεις > Χρήση και ποσοστώσεις > Αποθήκευση, όπου μια μπάρα προόδου εμφανίζει τον χρησιμοποιούμενο χώρο σε σχέση με την ποσόστωσή σας.
Συμβουλή: παρακολουθείτε την αποθήκευσή σας όπως και τις άλλες ποσοστώσεις. Ένας κορεσμένος χώρος μπλοκάρει τις νέες εισαγωγές — προλάβετε αντί να υποστείτε τη διακοπή στη χειρότερη στιγμή.
Τι καταλαμβάνει χώρο αποθήκευσης
Κάθε αρχείο που συνδέεται με τον οργανισμό σας προσμετράται στην ποσόστωσή σας:
| Τύπος αρχείου | Προέλευση |
|---|---|
| Δικαιολογητικά έγγραφα | Φύλλα δεδομένων, τιμολόγια, PDF που εισάγονται στις Εκπομπές |
| Αναφορές εκπομπών | Αναφορές PDF που δημιουργήθηκαν και εξήχθησαν |
| Λογότυπο του οργανισμού | Εικόνα που εμφανίζεται στις αναφορές και την πύλη |
| Συνημμένα | Αρχεία που προστέθηκαν στα αιτήματα υποστήριξης |
| Εξαγωγές δεδομένων | Αρχεία JSON ή CSV που δημιουργούνται κατ' απαίτηση |
Η ποσόστωση είναι κοινόχρηστη σε επίπεδο οργανισμού: όλες οι θέσεις αντλούν από τον ίδιο όγκο.
Ποσοστώσεις ανά πρόγραμμα
Ο περιλαμβανόμενος όγκος εξαρτάται από τη συνδρομή σας:
| Πρόγραμμα | Περιλαμβανόμενη αποθήκευση |
|---|---|
| Solo | 2 GB |
| Team | 10 GB |
| Enterprise | 50 GB |
Χρειάζεστε περισσότερο χώρο; Αναβαθμίστε σε ανώτερο πρόγραμμα ή επικοινωνήστε μαζί μας για μια εξατομικευμένη προσφορά Enterprise.
Παρακολούθηση της κατανάλωσής σας
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις.
- Κυλήστε μέχρι την ενότητα Χρήση και ποσοστώσεις.
- Εντοπίστε τη γραμμή Αποθήκευση: η μπάρα δείχνει τον χρησιμοποιούμενο χώρο και τη συνολική ποσόστωση (για παράδειγμα
3,2 GB / 10 GB).
Η μπάρα αλλάζει χρώμα ανάλογα με το επίπεδο πλήρωσης: πράσινη σε κανονική χρήση, πορτοκαλί καθώς πλησιάζετε το όριο, κόκκινη όταν ο χώρος είναι σχεδόν κορεσμένος.
Συμβουλή: εξάγετε τακτικά τις σημαντικές αναφορές σας τοπικά. Διατηρείτε ένα αντίγραφο αναφοράς ελαφραίνοντας ταυτόχρονα την online αποθήκευσή σας.
Αυτόματες ειδοποιήσεις
Το dAio σας προειδοποιεί προτού ο κορεσμός γίνει αποτρεπτικός:
| Όριο | Συμπεριφορά |
|---|---|
| 80 % | Ειδοποίηση προειδοποίησης |
| 95 % | Επείγουσα ειδοποίηση με πρόταση αναβάθμισης |
| 100 % | Εισαγωγές μπλοκαρισμένες, λειτουργίες προσθήκης περιορισμένες |
Ελευθέρωση χώρου
Καθώς πλησιάζετε την ποσόστωσή σας, διάφοροι μοχλοί επιτρέπουν την ανάκτηση χώρου:
- Διαγράψτε τα παρωχημένα έγγραφα από τις Εκπομπές > Έγγραφα.
- Αφαιρέστε τις παλιές αναφορές σε πρόχειρο ή που δεν είναι πλέον χρήσιμες.
- Αρχειοθετήστε τοπικά τα ογκώδη αρχεία πριν τα αφαιρέσετε από το dAio.
- Καθαρίστε τα συνημμένα των κλειστών αιτημάτων υποστήριξης.
Προσοχή: η διαγραφή ενός αρχείου είναι οριστική. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τοπικό αντίγραφο πριν διαγράψετε ένα αρχείο που πρέπει να διατηρήσετε για τις κανονιστικές σας υποχρεώσεις.
Αλλαγή προγράμματος και διατήρηση
Σε περίπτωση υποβάθμισης σε χαμηλότερη ποσόστωση:
- Κανένα υπάρχον αρχείο δεν διαγράφεται αυτόματα.
- Εάν η χρήση σας υπερβαίνει τη νέα ποσόστωση, οι νέες εισαγωγές μπλοκάρονται μέχρι να επανέλθετε κάτω από το όριο.
- Ελευθερώστε χώρο χειροκίνητα για να αποκαταστήσετε τη δυνατότητα εισαγωγής.
Σε περίπτωση ακύρωσης της συνδρομής:
- Τα αρχεία σας διατηρούνται για 30 ημέρες μετά τη λήξη της συνδρομής.
- Μετά την περίοδο αυτή, όλα τα δεδομένα διαγράφονται οριστικά.
Προσοχή: εξάγετε τα δεδομένα και τις αναφορές σας πριν από οποιαδήποτε ακύρωση. Χρησιμοποιήστε την εξαγωγή GDPR από τις Ρυθμίσεις > Δεδομένα και λογαριασμός για να ανακτήσετε ένα πλήρες αρχείο.
Βέλτιστες πρακτικές
- Προβλέψτε τον κορεσμό: μην αφήνετε την αποθήκευσή σας να υπερβαίνει διαρκώς το 80 %, με κίνδυνο να μπλοκάρετε τις εισαγωγές σας.
- Ονομάστε με σαφήνεια τα έγγραφά σας πριν τα εισαγάγετε για να τα βρίσκετε και να τα ταξινομείτε εύκολα.
- Αρχειοθετήστε τοπικά τις επικυρωμένες αναφορές και τα παλιά δικαιολογητικά που δεν χρειάζεται πλέον να συμβουλεύεστε online.
- Κάντε τακτικά εκκαθάριση: διαγράψτε πρόχειρα, ληγμένες εξαγωγές και περιττά συνημμένα.
- Διατηρήστε ένα αντίγραφο αναφοράς κάθε εγγράφου που απαιτείται για τις κανονιστικές σας υποχρεώσεις πριν το διαγράψετε.
Συμβουλή: συνδυάστε τη διαχείριση της αποθήκευσης με την παρακολούθηση των εκπομπών και της συνδρομής σας για να διατηρήσετε έναν ευανάγνωστο και συμμορφούμενο οργανισμό.