Phát thải — Tài liệu

Trình quản lý tài liệu là cách nhanh nhất để cung cấp dữ liệu cho dấu chân carbon của bạn. Thay vì nhập thủ công từng giá trị tiêu thụ, chỉ cần tải lên hóa đơn năng lượng, bảng thông số kỹ thuật và chứng từ: tính năng trích xuất bằng AI của dAio đọc tài liệu, nhận diện dữ liệu hữu ích và điền sẵn thiết bị cùng hóa đơn của bạn. Bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi sao chép và giữ được hồ sơ có thể kiểm toán.

Mẹo: tập trung tại đây mọi chứng từ thuộc phạm vi carbon của bạn. Một bộ hồ sơ tài liệu đầy đủ và được tổ chức tốt sẽ đẩy nhanh đáng kể việc thẩm định của kiểm toán viên bên thứ ba khi bạn hoàn thiện một báo cáo.

Thêm tài liệu

Tab Tài liệu trên trang Phát thải tập hợp toàn bộ tệp của bạn và trạng thái trích xuất của chúng.

1. Mở Phát thải > Tài liệu.
2. Chọn loại tài liệu trong menu thả xuống: Bảng thông số (datasheet) hoặc Hóa đơn (invoice). Lựa chọn này cho AI biết cần trích xuất những trường nào.
3. Nhấp Tải lên PDF (hoặc kéo và thả tệp của bạn).
4. Quá trình tải lên bắt đầu; tài liệu xuất hiện trong danh sách với trạng thái trích xuất cập nhật theo thời gian thực.

Bạn có thể tải lên nhiều tệp cùng lúc: mỗi tệp được xử lý độc lập.

Định dạng được chấp nhận: PDF, JPG, PNG.

Mẹo: để có kết quả trích xuất tốt nhất, hãy ưu tiên tài liệu rõ nét và không bị cắt xén. Một bản quét dễ đọc hoặc PDF gốc cho độ tin cậy trích xuất cao hơn nhiều so với ảnh chụp mờ, lệch góc.

Các loại tài liệu được hỗ trợ

Loại	Dữ liệu được trích xuất
Hóa đơn năng lượng	Tiêu thụ kWh, nhà cung cấp, kỳ, số tiền
Phiếu giao nhiên liệu	Khối lượng, loại nhiên liệu, ngày
Bảng thông số thiết bị	Tiêu thụ định mức, công suất, nhiên liệu
Hóa đơn vận tải	Khoảng cách, phương thức vận tải, trọng lượng
Chỉ số công tơ	Tiêu thụ, ngày, địa điểm
Báo cáo kiểm toán	Dữ liệu tổng hợp, khuyến nghị

Tùy loại được chọn khi tải lên, AI điều hướng dữ liệu đến đúng nơi: một bảng thông số tạo hoặc hoàn thiện một thiết bị, một hóa đơn tạo một mục trong hóa đơn của bạn.

Trích xuất bằng AI

Việc trích xuất tự động diễn ra theo ba bước:

1. Phân tích — AI nhận diện loại tài liệu và định vị dữ liệu then chốt.
2. Trích xuất — các trường được điền tự động (tiêu thụ, ngày, số tiền, nhà cung cấp).
3. Xác thực — bạn kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần trước khi lưu.

Mỗi tài liệu hiển thị một trạng thái trong danh sách:

Trạng thái	Ý nghĩa
Đang xử lý (processing)	AI đang xử lý tài liệu; vui lòng chờ giây lát.
Hoàn tất (completed)	Trích xuất thành công. Hiển thị tỷ lệ phần trăm độ tin cậy.
Thất bại (failed)	Không thể đọc tài liệu. Hãy tải lên bản rõ nét hơn.

Điểm độ tin cậy (ví dụ 92%) cho biết mức độ tin cậy ước tính của việc trích xuất. Dưới 80%, luôn kiểm tra lại các giá trị được đưa vào thiết bị hoặc hóa đơn liên quan.

Lưu ý: trích xuất bằng AI tiêu tốn tín dụng LLM. Hãy kiểm tra số dư trong Cài đặt > Mức sử dụng trước khi nhập hàng loạt. Tài liệu thất bại không bị tính phí hai lần, nhưng mỗi lần thử lại đều tiêu tốn tín dụng.

Dữ liệu đã xác thực được đưa trực tiếp vào thiết bị hoặc hóa đơn của bạn, rồi được tính đến trong phép tính phát thải tiếp theo.

Quản lý và xóa tài liệu

Trong danh sách, mỗi tài liệu hiển thị tên, loại, năm và kích thước. Nút xóa sẽ xóa vĩnh viễn tệp khỏi bộ lưu trữ.

Lưu ý: xóa một tài liệu không xóa dữ liệu đã được trích xuất và lưu (thiết bị hoặc hóa đơn đã tạo). Tuy nhiên, bạn sẽ mất chứng từ tương ứng. Hãy giữ tài liệu của bạn cho đến khi báo cáo liên quan được hoàn thiện và lưu trữ.

Lưu trữ

Tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn trên kho lưu trữ đối tượng an toàn. Một thanh lưu trữ trên bảng điều khiển Phát thải hiển thị mức sử dụng của bạn so với hạn mức của gói, kèm cảnh báo khi bạn sắp chạm giới hạn.

Gói	Hạn mức tham khảo
Solo	2 GB
Team	10 GB
Enterprise	50 GB

Khi đạt hạn mức, việc tải lên bị chặn: hãy xóa các tệp lỗi thời hoặc nâng lên gói cao hơn. Xem mục Lưu trữ để biết chi tiết về hạn mức và quản lý dung lượng.

Thực hành tốt

• Chọn đúng loại khi tải lên (bảng thông số hoặc hóa đơn): nó quyết định dữ liệu trích xuất sẽ đi về đâu.
• Luôn kiểm tra các lần trích xuất có độ tin cậy thấp trước khi xác thực, đặc biệt là số tiền và mức tiêu thụ.
• Tải lên tệp rõ nét (PDF gốc hoặc bản quét dễ đọc) để tối đa hóa độ tin cậy và tiết kiệm tín dụng LLM.
• Đặt tên tệp rõ ràng (nhà cung cấp, kỳ) để tìm thấy ngay trong danh sách.
• Giữ lại chứng từ cho đến khi báo cáo liên quan được hoàn thiện, nhằm thuận tiện cho mọi cuộc kiểm toán sau này.
• Theo dõi bộ lưu trữ thường xuyên và dọn dẹp các tài liệu không còn phục vụ báo cáo nào.

Mẹo: sau khi tài liệu được tải lên và xác thực, hãy chạy phép tính phát thải để cập nhật dấu chân của bạn, rồi tạo một báo cáo chính thức sẵn sàng cho các nghĩa vụ pháp lý.