भंडारण

भंडारण में वे सभी फ़ाइलें शामिल हैं जिन्हें आपका संगठन dAio में रखता है: सहायक दस्तावेज़, उत्सर्जन रिपोर्ट, लोगो, संलग्नक और एक्सपोर्ट। प्रत्येक प्लान में स्थायी और सुरक्षित भंडारण की एक मात्रा शामिल होती है; इसका अच्छा प्रबंधन आपके आयात की निरंतरता और आपके पर्यावरणीय डेटा की पता लगाने की क्षमता की गारंटी देता है।

आप अपने उपयोग को वास्तविक समय में सेटिंग्स > उपयोग और कोटा > भंडारण से ट्रैक करते हैं, जहाँ एक प्रोग्रेस बार आपके कोटे के सापेक्ष उपयोग की गई जगह दिखाता है।

सुझाव: अपने भंडारण को अपने अन्य कोटा की तरह ही निगरानी में रखें। भरा हुआ स्थान नए आयात को रोक देता है — सबसे बुरे क्षण में रुकावट झेलने के बजाय पहले से तैयारी करें।

भंडारण स्थान क्या उपयोग करता है

आपके संगठन से जुड़ी प्रत्येक फ़ाइल आपके कोटे में गिनी जाती है:

फ़ाइल प्रकार	स्रोत
सहायक दस्तावेज़	डेटाशीट, चालान, उत्सर्जन में आयातित PDF
उत्सर्जन रिपोर्ट	उत्पन्न और एक्सपोर्ट की गई PDF रिपोर्ट
संगठन का लोगो	रिपोर्ट और पोर्टल में दिखाई जाने वाली छवि
संलग्नक	सपोर्ट टिकट में जोड़ी गई फ़ाइलें
डेटा एक्सपोर्ट	माँग पर उत्पन्न JSON या CSV संग्रह

कोटा संगठन-स्तर पर साझा होता है: सभी सीटें एक ही मात्रा से उपयोग करती हैं।

प्लान के अनुसार कोटा

शामिल मात्रा आपकी सदस्यता पर निर्भर करती है:

प्लान	संग्रहण शामिल
Solo	2 जीबी
Team	10 जीबी
Enterprise	50 जीबी

अधिक जगह चाहिए? किसी उच्चतर प्लान में अपग्रेड करें या अनुकूलित Enterprise ऑफ़र के लिए हमसे संपर्क करें।

अपने उपयोग को ट्रैक करना

1. सेटिंग्स खोलें।
2. उपयोग और कोटा अनुभाग तक स्क्रॉल करें।
3. भंडारण पंक्ति खोजें: बार उपयोग की गई जगह और कुल कोटा दिखाता है (उदाहरण के लिए 3.2 जीबी / 10 जीबी)।

भरने के स्तर के अनुसार बार का रंग बदलता है: सामान्य उपयोग में हरा, सीमा के निकट आने पर नारंगी, और जगह लगभग भर जाने पर लाल।

सुझाव: अपनी महत्वपूर्ण रिपोर्ट नियमित रूप से स्थानीय रूप से एक्सपोर्ट करें। आप एक संदर्भ प्रति रखते हैं और साथ ही अपने ऑनलाइन भंडारण का बोझ कम करते हैं।

स्वचालित सूचनाएँ

dAio आपको चेतावनी देता है इससे पहले कि भराव अवरोधक बन जाए:

सीमा	व्यवहार
80%	चेतावनी सूचना
95%	अपग्रेड सुझाव के साथ तत्काल सूचना
100%	आयात अवरुद्ध, जोड़ने की कार्यक्षमताएँ सीमित

जगह खाली करना

जब आप अपने कोटे के निकट पहुँचते हैं, तो कई तरीके जगह वापस पाने में मदद करते हैं:

• अप्रचलित दस्तावेज़ हटाएँ उत्सर्जन > दस्तावेज़ से।
• पुरानी रिपोर्ट हटाएँ जो मसौदे में हों या अब उपयोगी न हों।
• बड़ी फ़ाइलों को स्थानीय रूप से संग्रहित करें उन्हें dAio से हटाने से पहले।
• संलग्नक साफ़ करें बंद किए गए सपोर्ट टिकटों के।

ध्यान दें: किसी फ़ाइल को हटाना स्थायी होता है। किसी ऐसी फ़ाइल को मिटाने से पहले स्थानीय प्रति सुनिश्चित करें जिसे आपको अपने नियामक दायित्वों के लिए रखना आवश्यक है।

प्लान परिवर्तन और प्रतिधारण

कम कोटे वाले निम्न प्लान में बदलने की स्थिति में:

• कोई भी मौजूदा फ़ाइल स्वचालित रूप से नहीं हटाई जाती।
• यदि आपका उपयोग नए कोटे से अधिक हो जाता है, तो जब तक आप सीमा से नीचे नहीं आते, तब तक नए आयात अवरुद्ध रहते हैं।
• आयात की क्षमता बहाल करने के लिए मैन्युअल रूप से जगह खाली करें।

सदस्यता रद्द करने की स्थिति में:

• आपकी फ़ाइलें सदस्यता समाप्त होने के बाद 30 दिनों तक रखी जाती हैं।
• इस अवधि के बाद, सभी डेटा स्थायी रूप से हटा दिया जाता है।

ध्यान दें: किसी भी रद्दीकरण से पहले अपना डेटा और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें। पूरा संग्रह प्राप्त करने के लिए सेटिंग्स > डेटा और खाता से GDPR एक्सपोर्ट का उपयोग करें।

सर्वोत्तम अभ्यास

• भराव का पूर्वानुमान रखें: अपने भंडारण को लंबे समय तक 80% से ऊपर न रहने दें, अन्यथा आपके आयात अवरुद्ध हो जाएँगे।
• अपने दस्तावेज़ों को स्पष्ट रूप से नाम दें आयात करने से पहले ताकि उन्हें आसानी से खोजा और क्रमबद्ध किया जा सके।
• स्थानीय रूप से संग्रहित करें सत्यापित रिपोर्ट और पुराने सहायक दस्तावेज़ जिन्हें आपको अब ऑनलाइन देखने की आवश्यकता नहीं है।
• नियमित रूप से सफाई करें: मसौदे, समाप्त एक्सपोर्ट और अनावश्यक संलग्नक हटाएँ।
• एक संदर्भ प्रति रखें अपने नियामक दायित्वों के लिए आवश्यक किसी भी दस्तावेज़ की, उसे हटाने से पहले।

सुझाव: एक स्पष्ट और अनुपालक संगठन बनाए रखने के लिए भंडारण प्रबंधन को अपने उत्सर्जन और अपनी सदस्यता की ट्रैकिंग के साथ जोड़ें।