Thanh toán
Thanh toán tập hợp ở một nơi duy nhất mọi thứ liên quan đến tiền bạc trong dAio Business: gói dịch vụ hiện hành, số tiền bị trừ mỗi chu kỳ, các phương thức thanh toán, hóa đơn và biên lai, thuế GTGT và cổng Stripe đảm bảo an toàn cho tất cả. Đây là phần đối ứng tài chính của gói đăng ký của bạn: ở đó bạn chọn gói, còn ở đây bạn thanh toán và lưu trữ các chứng từ.
Mọi thứ được tập trung tại Cài đặt > Thanh toán. Chỉ chủ sở hữu (owner) hoặc quản trị viên (admin) mới có thể truy cập: các thành viên khác không thấy được số tiền lẫn phương thức thanh toán.
Mẹo: hãy giao việc thanh toán cho một người được chỉ định rõ (giám đốc, người phụ trách hành chính). Người này sẽ nhận hóa đơn qua email và giữ quyền kiểm soát cổng Stripe, mà không phân tán quyền truy cập tài chính trong toàn nhóm.
Tóm tắt thanh toán
Mục này hiển thị nhanh những thông tin cốt yếu về tình trạng của bạn:
| Mục | Mô tả |
|---|---|
| Gói đang hoạt động | Tên gói (Solo, Team hoặc Enterprise) và trạng thái (đang hoạt động, thời gian dùng thử). |
| Chu kỳ | Thanh toán hằng tháng hoặc hằng năm. Hằng năm được giảm 20%. |
| Lần thanh toán kế tiếp | Ngày gia hạn và số tiền dự kiến cho chu kỳ tiếp theo. |
| Số tiền của chu kỳ | Tổng chi phí: gói + chỗ ngồi bổ sung + tín dụng định kỳ (nếu có). |
| Phương thức thanh toán | Thẻ ngân hàng đã đăng ký (4 chữ số cuối và ngày hết hạn). |
Số tiền bao gồm gói cơ bản, chỗ ngồi bổ sung được tính theo tỷ lệ và, nếu có, các tín dụng tiêu hao. Bảng giá chi tiết theo gói được trình bày ở trang Đăng ký.
Phương thức thanh toán
dAio Business dựa vào Stripe để xử lý mọi khoản thanh toán. Dữ liệu thẻ của bạn không bao giờ đi qua dAio: chúng được lưu trữ và mã hóa trực tiếp tại Stripe.
Để thêm hoặc thay đổi thẻ:
- Mở Cài đặt > Thanh toán.
- Nhấp vào Quản lý thanh toán để mở cổng Stripe.
- Trong Phương thức thanh toán, thêm thẻ mới hoặc đặt thẻ mặc định.
- Xóa thẻ cũ nếu muốn.
Chú ý: nếu thẻ của bạn hết hạn hoặc bị từ chối, việc gia hạn sẽ thất bại và quyền truy cập có thể bị tạm ngưng sau nhiều lần thử. Hãy cập nhật phương thức thanh toán trước ngày hết hạn để tránh mọi gián đoạn dịch vụ.
Hóa đơn và biên lai
Sau mỗi lần thanh toán thành công, Stripe tạo một hóa đơn (hoặc biên lai) và tự động gửi qua email đến địa chỉ thanh toán. Bạn tìm thấy toàn bộ lịch sử trong cổng:
- Tải xuống từng hóa đơn dưới dạng PDF, sẵn sàng cho kế toán của bạn.
- Xem trạng thái của từng khoản thanh toán (đã thanh toán, đang chờ, thất bại).
- Phát hành lại một hóa đơn sau khi cập nhật thông tin thanh toán.
Mẹo: nhập tên công ty, địa chỉ và mã số thuế GTGT vào cổng Stripe trước lần thanh toán đầu tiên. Những thông tin này sẽ xuất hiện trên tất cả hóa đơn sau đó, đơn giản hơn nhiều so với việc sửa lại về sau.
Thuế GTGT và thông tin thanh toán
Cổng Stripe cho phép nhập các thông tin pháp lý mà kế toán của bạn yêu cầu:
| Trường | Công dụng |
|---|---|
| Tên công ty | Tên pháp lý của công ty hiển thị trên hóa đơn. |
| Địa chỉ thanh toán | Địa chỉ trụ sở chính hoặc đơn vị chi trả. |
| Mã số thuế GTGT | Mã định danh nội khối. Trong B2B nội khối EU, cơ chế đảo thuế được áp dụng tùy theo quốc gia. |
Giá hiển thị trong dAio là chưa bao gồm thuế (chưa có GTGT). Thuế GTGT áp dụng được Stripe tính tại thời điểm thanh toán, dựa trên quốc gia và mã số thuế của bạn.
Chú ý: mã số thuế GTGT không hợp lệ hoặc bị thiếu có thể dẫn đến việc áp thuế GTGT địa phương trên hóa đơn của bạn. Hãy kiểm tra phần nhập để hưởng cơ chế đảo thuế khi đủ điều kiện.
Chu kỳ thanh toán
- Hằng tháng: trừ tiền mỗi tháng vào ngày đăng ký.
- Hằng năm: trừ một lần mỗi năm, với giảm 20% so với hằng tháng.
Việc chuyển từ hằng tháng sang hằng năm (hoặc ngược lại) được thực hiện từ trang Đăng ký. Chỗ ngồi bổ sung tuân theo cách tính tỷ lệ: chỗ ngồi thêm vào giữa chu kỳ chỉ bị tính cho phần còn lại; chỗ ngồi bị bỏ có hiệu lực ở chu kỳ tiếp theo, không hoàn tiền cho chu kỳ hiện hành.
Mẹo: nếu nhân sự và các site của bạn ổn định, chu kỳ hằng năm là đòn bẩy tiết kiệm đơn giản nhất: tiết kiệm 20% ngay lập tức và chỉ một hóa đơn cần xử lý mỗi năm.
Quản lý thanh toán trong Stripe
Nút Quản lý thanh toán mở cổng khách hàng Stripe, một không gian bảo mật nơi bạn điều khiển mọi hoạt động tài chính:
- Cập nhật hoặc gỡ bỏ một thẻ ngân hàng.
- Sửa địa chỉ thanh toán và mã số thuế GTGT.
- Tải xuống hóa đơn và biên lai PDF.
- Xem toàn bộ lịch sử thanh toán.
- Hủy đăng ký (có hiệu lực vào cuối chu kỳ hiện hành).
Việc hủy từ cổng kết thúc gia hạn: bạn vẫn giữ quyền truy cập đến hết giai đoạn đã thanh toán, không hoàn tiền cho chu kỳ đã bắt đầu.
Thực hành tốt
- Dự liệu thẻ hết hạn: cập nhật trước thời hạn để tránh mọi gián đoạn.
- Nhập thông tin pháp lý sớm (tên công ty, địa chỉ, GTGT) để mọi hóa đơn đều dùng được trong kế toán.
- Lưu trữ các tệp PDF thường xuyên từ cổng Stripe: đừng chỉ dựa vào email.
- Chọn hằng năm nếu mức sử dụng của bạn ổn định: tiết kiệm 20% cho một hóa đơn mỗi năm.
- Tập trung quyền truy cập: một người owner/admin duy nhất phụ trách thanh toán giúp tránh thao tác ngoài ý muốn.
- Theo dõi mức tiêu thụ từ Đăng ký để điều chỉnh chỗ ngồi và tín dụng trước khi chúng ảnh hưởng đến hóa đơn tiếp theo.
Mẹo: cần một hóa đơn phát hành lại, một chứng từ cụ thể hoặc thanh toán bằng chuyển khoản cho gói Enterprise? Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ: đội ngũ sẽ điều chỉnh cấu hình thanh toán của bạn sát nhất có thể với các ràng buộc kế toán.