Team — Verwaltung der Sitzplätze
Ein Sitzplatz entspricht einem kostenpflichtigen Platz innerhalb Ihrer dAio Business-Organisation: Jedes aktive Mitglied und jede ausstehende Einladung belegt einen Sitzplatz. Die Sitzplatzverwaltung erlaubt es Ihnen, die Größe Ihres Teams und die damit verbundenen Kosten präzise zu steuern, ohne jemals für ungenutzte Plätze zu zahlen.
dAio vergleicht fortlaufend die Zahl der belegten Plätze mit der Kapazität Ihres Tarifs. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einladen, prüft die Plattform, ob ein Sitzplatz verfügbar ist, und schlägt Ihnen gegebenenfalls vor, einen hinzuzufügen, bevor es weitergeht.
Tipp: Bemessen Sie Ihre Sitzplätze so knapp wie möglich. Sie können jederzeit innerhalb von Sekunden weitere hinzufügen, sobald ein Bedarf entsteht — überdimensionieren „für alle Fälle“ ist überflüssig.
Sitzplätze verstehen
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| Sitzplatz | Ein kostenpflichtiger Platz in der Organisation. Belegt durch ein aktives Mitglied oder eine ausstehende Einladung. |
| Belegte Sitzplätze | Summe der aktiven Mitglieder und der noch nicht angenommenen Einladungen. |
| Inbegriffene Sitzplätze | Plätze, die im Grundpreis Ihres Tarifs enthalten sind. |
| Zusätzliche Sitzplätze | Plätze, die über die inbegriffenen Sitzplätze hinaus hinzugefügt und zusätzlich abgerechnet werden. |
Die Kopfleiste der Seite Team zeigt jederzeit das Auslastungsverhältnis an (zum Beispiel 3 / 5), damit Sie die verbleibenden Plätze auf einen Blick verfolgen können.
Sitzplätze je Tarif
| Tarif | Inbegriffene Sitzplätze | Zusätzliche Sitzplätze |
|---|---|---|
| Solo | 1 | Nicht verfügbar |
| Team | 3 | Pro Sitzplatz, pro Monat abgerechnet |
| Enterprise | Individuell | Im Vertrag festgelegt |
- Inbegriffene Sitzplätze: im Grundpreis Ihres Tarifs enthalten.
- Zusätzliche Sitzplätze: zusätzlich abgerechnet, anteilig zu Ihrem Abrechnungszyklus.
Tipp: Der Tarif Team ist darauf ausgelegt, mit Ihnen zu wachsen. Beginnen Sie mit den inbegriffenen Sitzplätzen und fügen Sie im Takt Ihrer Einstellungen weitere Plätze hinzu.
Sitzplätze hinzufügen
Sie können Sitzplätze auf zwei Arten hinzufügen.
Automatisch beim Einladen. Wenn Sie ein Mitglied einladen, während alle Plätze belegt sind, schlägt dAio Ihnen vor, einen zusätzlichen Sitzplatz hinzuzufügen. Der Preis pro Sitzplatz wird angezeigt: Bestätigen Sie, um die Einladung fortzusetzen, und der Platz wird sofort hinzugefügt.
Manuell über das Abonnement:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement.
- Klicken Sie im Bereich Sitzplätze auf Sitzplätze hinzufügen.
- Geben Sie die gewünschte Anzahl an Sitzplätzen an.
- Bestätigen Sie den zusätzlichen Betrag.
- Die Sitzplätze stehen sofort zur Verfügung.
Der Betrag wird anteilig berechnet: Wenn Sie einen Sitzplatz mitten im Zyklus hinzufügen, zahlen Sie nur den verbleibenden Anteil des laufenden Monats.
Tipp: Laden Sie Ihre Mitarbeiter direkt über die Seite Team ein. dAio übernimmt bei Bedarf das Hinzufügen von Sitzplätzen für Sie, ohne Umweg über die Einstellungen.
Sitzplätze reduzieren
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement > Sitzplätze.
- Klicken Sie auf Sitzplätze reduzieren.
- Die Reduzierung wird zum nächsten Abrechnungszyklus wirksam.
Achtung: Sie können die Zahl nicht unter die Anzahl der aktiven Mitglieder senken. Entfernen Sie zuerst die überzähligen Mitglieder über die Seite Team und passen Sie dann Ihre Sitzplatzanzahl an.
Stripe-Abrechnung
Zusätzliche Sitzplätze erscheinen als gesonderte Position auf Ihrer Stripe-Rechnung, getrennt vom Basis-Abonnement:
- dAio Business Team — Basis-Abonnement
- Zusätzliche Sitzplätze (×N) — anteiliger Betrag
Die vollständige Aufschlüsselung und Ihren Rechnungsverlauf finden Sie unter Einstellungen > Abonnement.
Tipp: Bewahren Sie Ihre Stripe-Rechnungen für Ihre Buchhaltung auf. Jedes Hinzufügen oder Entfernen eines Sitzplatzes wird dort mit seinem Wirksamkeitsdatum erfasst.
Getrennte geschäftliche und private Konten
Ein Sitzplatz kann nur von einer E-Mail-Adresse belegt werden, die dem Geschäftsbereich gewidmet ist. Wenn Sie eine Adresse einladen, die bereits mit einem privaten dAio-Konto verknüpft ist, wird die Einladung abgelehnt: Die beiden Bereiche sind strikt getrennt. Die betreffende Person muss eine andere E-Mail-Adresse verwenden, um der Organisation beizutreten.
Enterprise-Grenze
Der Tarif Enterprise setzt keine technische Sitzplatzgrenze. Die Anzahl der Plätze ist in Ihrem Vertrag festgelegt. Um Ihr Volumen anzupassen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.
Bewährte Praktiken
- Antizipieren Sie Ihre Einstellungen: Fügen Sie Sitzplätze kurz vor dem Einladen hinzu, damit sie sofort verfügbar sind.
- Räumen Sie regelmäßig auf: Entfernen Sie ausgeschiedene Mitglieder, um Sitzplätze freizugeben und Ihre zusätzlichen Sitzplätze zum nächsten Zyklus zu reduzieren.
- Unterscheiden Sie die Rollen: Ein Leser belegt einen Sitzplatz genauso wie ein Administrator — behalten Sie Einladungen den Personen vor, die sie wirklich benötigen.
- Zentralisieren Sie die Abrechnung: Verfolgen Sie Ihre Sitzplätze und Rechnungen über Einstellungen > Abonnement, um die Kosten im Griff zu behalten.
- Verwenden Sie geschäftliche Adressen schon bei der Einladung, um Konflikte mit eventuellen privaten Konten zu vermeiden.
Tipp: Sobald Ihre Sitzplätze stehen, strukturieren Sie Ihre Organisation mit Mitgliedern und Rollen und der Standortzuweisung, damit jede Person nur auf ihren eigenen Bereich zugreift.