Abrechnung

Die Abrechnung vereint an einem Ort alles, was in dAio Business mit Geld zu tun hat: Ihren aktiven Tarif, den pro Zeitraum abgebuchten Betrag, Ihre Zahlungsmethoden, Ihre Rechnungen und Belege, Ihre Umsatzsteuer und das Stripe-Portal, das alles absichert. Sie ist das finanzielle Gegenstück zu Ihrem Abonnement: Dort wählen Sie Ihren Tarif, hier zahlen Sie und archivieren Ihre Belege.

Alles ist unter Einstellungen > Abrechnung zentralisiert. Nur der Eigentümer (owner) oder ein Administrator (admin) hat Zugriff: Andere Mitglieder sehen weder die Beträge noch die Zahlungsmethoden.

Tipp: Übertragen Sie die Abrechnung einer eindeutig benannten Person (Geschäftsführung, Verwaltungsleitung). Sie erhält die Rechnungen per E-Mail und behält die Kontrolle über das Stripe-Portal, ohne dass die finanziellen Zugänge im gesamten Team verstreut werden.

Abrechnungsübersicht

Der Bereich zeigt auf einen Blick die wesentlichen Punkte Ihrer Situation:

Element	Beschreibung
Aktiver Tarif	Tarifname (Solo, Team oder Enterprise) und Status (aktiv, Testphase).
Zeitraum	Monatliche oder jährliche Abrechnung. Jährlich gewährt 20 % Rabatt.
Nächste Zahlung	Verlängerungsdatum und geschätzter Betrag für den nächsten Zeitraum.
Betrag des Zeitraums	Gesamtkosten: Tarif + zusätzliche Lizenzen + ggf. wiederkehrendes Guthaben.
Zahlungsmethode	Gespeicherte Bankkarte (letzte 4 Ziffern und Ablaufdatum).

Der Betrag umfasst den Basistarif, die anteilig abgerechneten zusätzlichen Lizenzen und gegebenenfalls verbrauchbares Guthaben. Die detaillierten Preise pro Tarif finden Sie auf der Seite Abonnement.

Zahlungsmethoden

dAio Business setzt zur Verarbeitung aller Zahlungen auf Stripe. Ihre Kartendaten laufen nie über dAio: Sie werden direkt bei Stripe gespeichert und verschlüsselt.

So fügen Sie eine Karte hinzu oder ändern sie:

1. Öffnen Sie Einstellungen > Abrechnung.
2. Klicken Sie auf Abrechnung verwalten, um das Stripe-Portal zu öffnen.
3. Fügen Sie unter Zahlungsmethoden eine neue Karte hinzu oder legen Sie die Standardkarte fest.
4. Löschen Sie bei Bedarf die alte Karte.

Achtung: Läuft Ihre Karte ab oder wird sie abgelehnt, schlägt die Verlängerung fehl und der Zugriff kann nach mehreren Versuchen gesperrt werden. Aktualisieren Sie Ihre Zahlungsmethode vor dem Ablaufdatum, um jede Unterbrechung des Dienstes zu vermeiden.

Rechnungen und Belege

Bei jeder erfolgreichen Zahlung erstellt Stripe eine Rechnung (oder einen Beleg) und versendet sie automatisch per E-Mail an die Rechnungsadresse. Den vollständigen Verlauf finden Sie im Portal:

• Jede Rechnung als PDF herunterladen, bereit für Ihre Buchhaltung.
• Den Status jeder Zahlung einsehen (bezahlt, ausstehend, fehlgeschlagen).
• Eine Rechnung nach Aktualisierung Ihrer Rechnungsdaten neu ausstellen.

Tipp: Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre USt-IdNr. im Stripe-Portal vor der ersten Zahlung ein. Diese Angaben erscheinen auf allen folgenden Rechnungen – weit einfacher, als sie nachträglich zu korrigieren.

Umsatzsteuer und Rechnungsdaten

Im Stripe-Portal können Sie die von Ihrer Buchhaltung geforderten Pflichtangaben eintragen:

Feld	Verwendung
Firmenname	Rechtlicher Firmenname auf der Rechnung.
Rechnungsadresse	Adresse des Hauptsitzes oder der zahlenden Niederlassung.
USt-IdNr.	Innergemeinschaftliche Kennung. Im innergemeinschaftlichen B2B gilt je nach Land das Reverse-Charge-Verfahren.

Die in dAio angezeigten Preise verstehen sich ohne Steuern (zzgl. USt.). Die anfallende Umsatzsteuer berechnet Stripe zum Zahlungszeitpunkt anhand Ihres Landes und Ihrer USt-IdNr.

Achtung: Eine ungültige oder fehlende USt-IdNr. kann dazu führen, dass auf Ihren Rechnungen die lokale Umsatzsteuer berechnet wird. Prüfen Sie die Eingabe, um gegebenenfalls vom Reverse-Charge-Verfahren zu profitieren.

Abrechnungszeitraum

• Monatlich: Abbuchung jeden Monat am Abonnementdatum.
• Jährlich: eine einzige Abbuchung pro Jahr mit 20 % Rabatt gegenüber monatlich.

Der Wechsel von monatlich zu jährlich (oder umgekehrt) erfolgt über die Seite Abonnement. Zusätzliche Lizenzen folgen der anteiligen Berechnung: Eine mitten im Zeitraum hinzugefügte Lizenz wird nur für den verbleibenden Anteil berechnet; eine entfernte Lizenz wird zum nächsten Zeitraum wirksam, ohne Erstattung für den laufenden Zeitraum.

Tipp: Wenn Ihre Personalstärke und Ihre Standorte stabil sind, ist der Jahreszeitraum der einfachste Sparhebel – 20 % Ersparnis sofort und nur eine Rechnung pro Jahr.

Abrechnung in Stripe verwalten

Die Schaltfläche Abrechnung verwalten öffnet das Stripe-Kundenportal, einen sicheren Bereich, in dem Sie alle Ihre Finanzvorgänge steuern:

• Eine Bankkarte aktualisieren oder entfernen.
• Die Rechnungsadresse und die USt-IdNr. ändern.
• PDF-Rechnungen und -Belege herunterladen.
• Den vollständigen Verlauf der Zahlungen einsehen.
• Das Abonnement kündigen (wirksam zum Ende des laufenden Zeitraums).

Die Kündigung über das Portal beendet die Verlängerung: Sie behalten den Zugriff bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums, ohne Erstattung für den begonnenen Zeitraum.

Bewährte Praktiken

• Antizipieren Sie den Ablauf Ihrer Karte: Aktualisieren Sie sie vor dem Stichtag, um jede Sperrung zu vermeiden.
• Tragen Sie Ihre Rechtsangaben frühzeitig ein (Firmenname, Adresse, USt-IdNr.), damit alle Ihre Rechnungen buchhalterisch verwendbar sind.
• Archivieren Sie Ihre PDFs regelmäßig aus dem Stripe-Portal – verlassen Sie sich nicht allein auf E-Mails.
• Wählen Sie jährlich, wenn Ihre Nutzung stabil ist: 20 % Ersparnis bei nur einer Rechnung pro Jahr.
• Zentralisieren Sie den Zugang: Ein einziger owner/admin-Verantwortlicher für die Abrechnung vermeidet ungewollte Eingriffe.
• Verfolgen Sie Ihren Verbrauch über Abonnement, um Lizenzen und Guthaben anzupassen, bevor sie sich auf Ihre nächste Rechnung auswirken.

Tipp: Benötigen Sie eine neu ausgestellte Rechnung, einen bestimmten Beleg oder eine Zahlung per Überweisung für einen Enterprise-Tarif? Wenden Sie sich an den Support – das Team passt Ihre Abrechnungskonfiguration so genau wie möglich an Ihre buchhalterischen Anforderungen an.