Ομάδα

Η ομάδα συγκεντρώνει όλους τους συνεργάτες που μοιράζονται τον χώρο dAio Business του οργανισμού σας. Εδώ προσκαλείτε μέλη, τους αναθέτετε έναν ρόλο, τους ομαδοποιείτε και αποφασίζετε σε ποιους ιστότοπους έχει πρόσβαση ο καθένας. Μια καλά δομημένη ομάδα διασφαλίζει ότι το σωστό άτομο λαμβάνει τη σωστή ειδοποίηση, χωρίς να κατακλύζονται όλοι με ειδοποιήσεις εκτός του πεδίου ευθύνης τους.

Η λεπτομερής διαχείριση των θέσεων και της σχετικής χρέωσης καλύπτεται στην ενότητα Θέσεις ομάδας.

Συμβουλή: σκεφτείτε με βάση τον «ελάχιστο απαραίτητο ρόλο». Δώστε σε κάθε άτομο ακριβώς το επίπεδο πρόσβασης που πραγματικά χρειάζεται για τη δουλειά του — προστατεύετε τα δεδομένα σας και απλοποιείτε τη διακυβέρνηση.

Ρόλοι και δικαιώματα

Το dAio Business διακρίνει τέσσερις ρόλους, από τον ευρύτερο έως τον πιο περιορισμένο. Ο ιδιοκτήτης (owner) ορίζεται αυτόματα κατά τη δημιουργία του οργανισμού: είναι μοναδικός και δεν μπορεί ούτε να διαγραφεί ούτε να υποβιβαστεί. Οι άλλοι τρεις ρόλοι αποδίδονται ελεύθερα.

Δικαίωμα	Ιδιοκτήτης	Admin	Μέλος	Αναγνώστης
Προβολή του πίνακα ελέγχου και της intelligence	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Δημιουργία και διαχείριση ιστότοπων	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι
Πρόσκληση και αφαίρεση μελών	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι
Ανάθεση ιστότοπων / τηλεφώνου σε μέλη	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι
Δημιουργία ειδοποιήσεων	Ναι	Ναι	Ανάλογα με τη ρύθμιση*	Όχι
Διαχείριση των ομάδων εργασίας	Ναι	Ναι	Όχι	Όχι
Αλλαγή του ρόλου ενός μέλους	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι
Διαχείριση συνδρομής και χρέωσης	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι
Διαγραφή του οργανισμού	Ναι	Όχι	Όχι	Όχι

* Η δημιουργία ειδοποιήσεων από τα μέλη εξαρτάται από μια ρύθμιση του οργανισμού («Τα μέλη μπορούν να δημιουργούν ειδοποιήσεις»), την οποία μπορεί να τροποποιήσει ο ιδιοκτήτης ή ένας διαχειριστής στις ρυθμίσεις. Ο αναγνώστης (viewer) παραμένει σε λειτουργία μόνο για προβολή σε κάθε περίπτωση.

Συμβουλή: κρατήστε τον ρόλο Admin για λίγα έμπιστα άτομα. Ο ρόλος Μέλος ταιριάζει στην πλειονότητα των συνεργατών πεδίου· ο Αναγνώστης σε εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη (διοίκηση, συνεργάτης, ελεγκτής) που χρειάζονται μόνο ορατότητα.

Πρόσκληση ενός μέλους

Η προσθήκη ενός συνεργάτη γίνεται μέσω email. Λαμβάνει τότε μια πρόσκληση να ενταχθεί στον οργανισμό.

1. Κάντε κλικ στο Πρόσκληση επάνω δεξιά στη σελίδα Ομάδα.
2. Εισαγάγετε την επαγγελματική διεύθυνση email του συνεργάτη.
3. Επιλέξτε τον ρόλο του: Admin, Μέλος ή Αναγνώστης. (Ο ρόλος Ιδιοκτήτη δεν αποδίδεται μέσω πρόσκλησης.)
4. Κάντε κλικ στο Αποστολή.

Ο προσκεκλημένος λαμβάνει ένα email προσαρμοσμένο στη γλώσσα του, που περιέχει έναν ασφαλή σύνδεσμο εγγραφής. Η πρόσκληση λήγει μετά από 7 ημέρες· μετά από αυτό, ο σύνδεσμος παύει να λειτουργεί και πρέπει να στείλετε ξανά πρόσκληση.

Όσο δεν έχει γίνει αποδεκτή, η πρόσκληση εμφανίζεται στην ενότητα Εκκρεμείς προσκλήσεις, στο κάτω μέρος της σελίδας. Μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή μέσω του εικονιδίου διαγραφής.

Προσοχή: αν όλες οι θέσεις σας είναι κατειλημμένες, η πρόσκληση ενός επιπλέον μέλους μπορεί να επιφέρει τη χρέωση μιας πρόσθετης θέσης. Σας ζητείται επιβεβαίωση πριν από την αποστολή. Στο πρόγραμμα Enterprise, η προσθήκη μπλοκάρεται και απαιτεί επικοινωνία με την υποστήριξη. Δείτε τις Θέσεις ομάδας για λεπτομέρειες.

Αποδοχή μιας πρόσκλησης

Από την πλευρά του προσκεκλημένου, η διαδικασία είναι άμεση:

1. Κάνει κλικ στο κουμπί του email της πρόσκλησης.
2. Δημιουργεί τον επαγγελματικό του λογαριασμό (ή συνδέεται με έναν υπάρχοντα επαγγελματικό λογαριασμό) με τη διεύθυνση που προσκλήθηκε.
3. Η πρόσβαση στον οργανισμό ενεργοποιείται άμεσα, με τον ρόλο που του έχει ανατεθεί.

Η πρόσκληση είναι μίας χρήσης: μόλις γίνει αποδεκτή, ο σύνδεσμος αναλώνεται και δεν μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί.

Το τείχος B2B / B2C

Το dAio διαχωρίζει αυστηρά τον επαγγελματικό (B2B) χώρο και τον προσωπικό (B2C) χώρο. Η ίδια διεύθυνση email δεν μπορεί να υπάρχει και στους δύο κόσμους ταυτόχρονα.

Συγκεκριμένα: δεν μπορείτε να προσκαλέσετε μια διεύθυνση email που είναι ήδη συνδεδεμένη με έναν προσωπικό λογαριασμό dAio. Αν το επιχειρήσετε, η πρόσκληση απορρίπτεται με ένα ειδικό μήνυμα:

«Αυτό το email αντιστοιχεί σε έναν προσωπικό λογαριασμό dAio. Ο επαγγελματικός (B2B) και ο προσωπικός (B2C) χώρος είναι διαχωρισμένοι: το άτομο πρέπει να χρησιμοποιήσει μια άλλη διεύθυνση email για να ενταχθεί στον οργανισμό.»

Αυτός ο διαχωρισμός προστατεύει την εμπιστευτικότητα του καθενός: τα ιδιωτικά δεδομένα ενός χρήστη δεν αναμειγνύονται ποτέ με εκείνα του οργανισμού, και αντίστροφα.

Συμβουλή: για έναν συνεργάτη που χρησιμοποιεί ήδη το dAio για προσωπική χρήση, ζητήστε του να ενταχθεί στην ομάδα με την επαγγελματική του διεύθυνση. Είναι η συνιστώμενη πρακτική και αποσαφηνίζει επίσης τον διαχωρισμό των χρήσεων.

Διαχείριση ενός υπάρχοντος μέλους

Από τη λίστα των ενεργών μελών, κάθε γραμμή δίνει πρόσβαση στις ενέργειες διαχείρισης.

Αλλαγή του ρόλου

Μόνο ο ιδιοκτήτης μπορεί να τροποποιήσει τον ρόλο ενός συνεργάτη. Ο ρόλος Ιδιοκτήτη ο ίδιος δεν είναι τροποποιήσιμος: παραμένει συνδεδεμένος με τον δημιουργό του οργανισμού.

Αφαίρεση ενός μέλους

Τόσο ο ιδιοκτήτης όσο και ένας διαχειριστής μπορούν να αφαιρέσουν ένα μέλος. Ζητείται επιβεβαίωση. Ο ιδιοκτήτης δεν μπορεί να αφαιρεθεί. Αν το μέλος κατείχε μια πρόσθετη χρεωμένη θέση, αυτή η θέση πιστώνεται αυτόματα.

Προσοχή: η αφαίρεση ενός μέλους του διακόπτει αμέσως την πρόσβαση στον οργανισμό και σε όλους τους ιστότοπους που του είχαν ανατεθεί. Οι αναθέσεις ιστότοπων του διαγράφονται· τα προσωπικά του δεδομένα, ωστόσο, δεν επηρεάζονται.

Καταχώριση τηλεφώνου

Ο ιδιοκτήτης ή ένας διαχειριστής μπορεί να καταχωρίσει τον αριθμό τηλεφώνου ενός μέλους απευθείας από την καρτέλα του (εικονίδιο τηλεφώνου). Ο αριθμός θεωρείται τότε επαληθευμένος, γεγονός που ενεργοποιεί τα κανάλια SMS και WhatsApp για αυτόν τον συνεργάτη. Ο κωδικός χώρας ανιχνεύεται αυτόματα από το πρόθεμα (+33, +1, +44…).

Δείκτες της καρτέλας μέλους

Κάθε ενεργό μέλος εμφανίζει με μια ματιά την επιχειρησιακή του κατάσταση:

Δείκτης	Σημασία
Email	Email επαληθευμένο ή όχι.
Τηλέφωνο	Αριθμός καταχωρισμένος και επαληθευμένος (μπορείτε να κάνετε κλικ για τροποποίηση).
WhatsApp	Κανάλι WhatsApp συνδεδεμένο ή όχι.
Ποσοστώσεις	Κατανάλωση AI, SMS και WhatsApp (χρησιμοποιημένο / όριο).
Ιστότοποι	Αριθμός ανατεθειμένων ιστότοπων.
Τελευταία δραστηριότητα	Ημερομηνία της τελευταίας σύνδεσης.

Ομάδες εργασίας

Οι ομάδες συγκεντρώνουν πολλά μέλη κάτω από την ίδια χρωματιστή ετικέτα («Ομάδα Λυών», «Υπεύθυνοι εργοταξίου», «Διοίκηση»…). Απλοποιούν τη στοχευμένη επικοινωνία.

1. Στην ενότητα Ομάδες, κάντε κλικ στο Δημιουργία ομάδας.
2. Δώστε της ένα όνομα και επιλέξτε ένα χρώμα αναγνώρισης.
3. Προσθέστε ή αφαιρέστε μέλη κάνοντας κλικ στο σήμα της ομάδας απευθείας σε κάθε καρτέλα.

Μια ομάδα σας επιτρέπει στη συνέχεια να απευθύνετε ένα μήνυμα ή μια ειδοποίηση σε όλα τα μέλη της με μία μόνο ενέργεια. Η διαγραφή μιας ομάδας δεν διαγράφει τα μέλη που περιείχε.

Ανάθεση ιστότοπων

Μπορείτε να περιορίσετε την ορατότητα ενός ιστότοπου σε ορισμένα μέλη και να ελέγξετε τις ειδοποιήσεις τους.

1. Στην καρτέλα ενός μέλους, ανοίξτε τον πίνακα Ιστότοποι (εικονίδιο σήμανσης).
2. Επιλέξτε έναν ιστότοπο από τη λίστα Προσθήκη ιστότοπου για να του τον αναθέσετε.
3. Ενεργοποιήστε ή σιγήστε το καμπανάκι για να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις αυτού του ιστότοπου, μέλος προς μέλος.
4. Αφαιρέστε μια ανάθεση ανά πάσα στιγμή μέσω του εικονιδίου διαγραφής.

• Τα μέλη και οι αναγνώστες βλέπουν μόνο τους ιστότοπους που τους έχουν ανατεθεί ρητά.
• Ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές βλέπουν το σύνολο των ιστότοπων, χωρίς περιορισμό.
• Οι ειδοποιήσεις ενός ιστότοπου αποστέλλονται μόνο στα ανατεθειμένα μέλη των οποίων το καμπανάκι είναι ενεργό.

Συμβουλή: ένα μέλος μπορεί να σιγήσει μόνο του τις ειδοποιήσεις των δικών του ιστότοπων, αλλά μόνο ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές μπορούν να διαχειριστούν τις αναθέσεις άλλων.

Βέλτιστες πρακτικές διακυβέρνησης

• Εφαρμόστε το ελάχιστο προνόμιο: αναθέστε τον πιο περιορισμένο ρόλο που είναι συμβατός με την αποστολή του καθενός και περιορίστε τον αριθμό των διαχειριστών.
• Χρησιμοποιήστε τις επαγγελματικές διευθύνσεις για όλες τις προσκλήσεις — είναι συνεπές με το τείχος B2B/B2C και διευκολύνει την αποχώρηση (offboarding).
• Διαχωρίστε ανά ιστότοπο: αναθέστε σε κάθε συνεργάτη μόνο τους ιστότοπους του πεδίου ευθύνης του, για σχετικές ειδοποιήσεις και καλά κατατμημένη πληροφόρηση.
• Δομήστε σε ομάδες μόλις η ομάδα μεγαλώνει, για γρήγορη και ακριβή επικοινωνία.
• Κάντε αναθεωρήσεις πρόσβασης τακτικά: αφαιρέστε τους ανενεργούς λογαριασμούς ή τις αποχωρήσεις και επαληθεύστε ότι οι ρόλοι αντικατοπτρίζουν ακόμη τις πραγματικές αρμοδιότητες.
• Κεντρικοποιήστε τη χρέωση στον ιδιοκτήτη και παρακολουθείτε τις θέσεις σας για να αποφύγετε τις εκπλήξεις κατά τις προσκλήσεις.

Συμβουλή: μόλις η ομάδα σας είναι στη θέση της, ρυθμίστε τα μηνύματα και τις ειδοποιήσεις ανά ομάδα και ανά ιστότοπο για να μετατρέψετε το οργανόγραμμά σας σε μια πραγματική αλυσίδα επιχειρησιακής πληροφόρησης.